Förtroendeuppdrag i avdelningar och klubbar

Nedan beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter för att hantera val till olika förtroendeuppdrag genom följande delprocesser:

• Val till förtroendeuppdrag i avdelning.
• Val till förtroendeuppdrag i klubb.
• Val av avdelningsombud.

IF Metall är enligt sina stadgar en demokratisk och feministisk organisation. Förbundet är en medlems­styrd organisation, som bygger sin verksamhet på medlemmarnas delaktighet, behov och önskemål. I den demokratiska organisationen är medlemmarnas delaktighet av avgörande betydelse för organisa­tionens styrka. Processen att välja förtroendevalda utgår ifrån dessa övergripande ändamål och värderingar. 

Val till förtroendeuppdrag utgår ifrån Stadgar Industrifacket Metall, senast antagna vid IF Metalls kongress den 28 november till 2 december 2022 (se §4, moment 7 som reglerar kraven för valbarhet, § 23 moment 4 som reglerar valbarhet i klubb samt §19 5 och 7 samt bilaga 3 som reglerar nomineringsprocessen). Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter i samband med val av förtroendevalda är avtal, eftersom stadgarna anses vara ett avtal mellan IF Metall och dig som medlem.

När någon har valts till ett uppdrag omfattas hen av lagen (1974:358) om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (förtroendemannalagen) om det finns ett kollektivavtal på arbetsplatsen (även vid tillfälligt avtalslöst tillstånd till exempel om kollektivavtalet sagts upp under en avtalsrörelse). Detta innebär att det i vissa fall finns en tillkommande rättslig grund i form av rättslig förpliktelse genom lagen och kollektivavtalen (beskrivs i så fall i processerna nedan). I rutan intill beskrivs det gemensamma ansvaret.

I den här processen finns kopplingar till en process, ekonomiprocessen, som vi inte hunnit skriva än. Nedan beskrivs alltså inte vad som händer i arbetet med att betala ut ersättningar. Vidare får alla förtroendevalda och andra medlemmar erbjudanden om utbildning som kommer att beskrivas i en process vi håller på att arbeta med.

Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs nedan.

Förtroendevalda i avdelning

IF Metalls avdelningar är egna juridiska personer inom förbundet (se faktarutan rörande gemensamt ansvar ovan). När en avdelningsstyrelse ska väljas ingår följande steg:

1. Nominering av kandidater

För att kunna genomföra val måste först kandidater nomineras. Medlemmarna föreslår i nomineringsprocessen kandidater (innebär att namn på personer som kan väljas och kontaktuppgifter behandlas, ibland kan även arbetsplats och avdelningstillhörighet behandlas). Arbetet baseras på valberedningens anvisningar.

 2. Val

genomförs av representantskapet, det vill säga de klubbar som tillhör avdelningen utser ombud baserat på antal medlemmar i klubben (ju fler medlemmar desto fler ombud i representantskapet). Även arbetsplatser med avdelningsombud utan klubb äger rätt att utse ombud baserat på antal medlemmar på arbetsplatsen. Inför valet gör valberedningen ett arbete, för att hitta kandidater. I detta skede behandlas personuppgifter som namn, arbetsplats och kontaktuppgifter.

Därefter genomför ombuden valet. På valsedlarna finns endast namn. Valet protokollförs vilket innebär att personuppgifterna namn, fackligt uppdrag, vem som väljs samt underskrifter av ordförande, protokollförare och protokolljusterare behandlas. Protokollet ligger till grund för registrering i medlemsregistret där valet även kopplas till berörd avdelning.

Genom att uppgifterna registreras i medlemsregistret kan de läsas av förbundet, andra avdelningar och klubben. Uppgifterna behöver finnas i registret av flera skäl. Det är viktigt för förbundet att ha en samlad bild över vilka som är förtroendevalda, till exempel för att kunna erbjuda relevanta fackliga kurser och utbetala ersättning för förlorad arbetsinkomst samt för att kunna ta fram statistik. Vidare underlättas IF Metalls arbete om man enkelt kan nå sina förtroendevalda när olika arbetsuppgifter ska utföras. IF Metall har i de här fallen rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. Eftersom IF Metalls olika organisatoriska nivåer utgör ett gemensamt “organ” kan uppgifterna lämnas mellan de olika delarna. Rör frågan arbetsrättsliga aspekter finns även stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

3. Efterarbete

För att förtroendemannalagen ska vara tillämplig behöver avdelningen underrätta arbetsgivaren om att arbetstagaren har ett fackligt uppdrag. För att säkerställa detta behandlas personuppgifter som namn, det fackliga förtroende­uppdraget, avdelning samt vid vilken tidpunkt personen utsågs. När IF Metall och arbetsgivare utbyter personuppgifter i detta fall finns en rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

4. Genomförande av uppdrag

Den förtroendevalda har enligt förtroende­mannalagen rätt till ledighet för att kunna genomföra sitt uppdrag. Ledighetens omfattning och förläggning bestäms efter överläggning med arbetsgivaren, vilket innebär att personuppgifter som namn, fackligt uppdrag. tidsperioder och andra frågor kopplade till omfattning och förläggning behöver behandlas i kontakter mellan IF Metall och arbetsgivaren.

Inom ramen för uppdraget kan den förtroendevalda engagera sig på torgmöten eller i andra publika sammanhang. I detta fall kan personuppgifter som namn, facklig roll och åsikter komma att behandlas. Laglig grund för behandlingen är berättigat intresse (det är en viktig del i det fackliga arbetet att berätta om verksamheten utifrån sitt uppdrag). I detta fall finns rätt att behandla känsliga personuppgifter eftersom den förtroendevalda själv tydligt valt att offentliggöra sitt fackliga engagemang.

När avdelningen och arbetsgivare utbyter personuppgifter i ovannämnda fall finns en rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

Förtroendevalda har utöver detta många uppgifter som innebär personuppgifts­behandling. Dessa personuppgiftsbehandlingar beskrivs i andra processer som även beskriver hur medlemmars personuppgifter hanteras.

Förtroendevalda i en klubb

På större arbetsplatser bildas klubbar, som är egna juridiska personer inom förbundet (se faktarutan rörande gemensamt ansvar överst). När en klubb ska välja en klubbstyrelse ingår följande steg:

1. Nominering av kandidater

För att kunna genomföra val måste det finnas kandidater. Inför valet gör valberedningen ofta ett arbete, för att hitta kandidater. I samband med detta behandlas personuppgifter som namn och ibland kontaktuppgifter. Valberedningens arbete kan ibland ersättas med ett nomineringsmöte inför årsmötet (se punkt 2). I sådana fall föreslår närvarande medlemmar namn till olika poster direkt på mötet.

2. Val

genomförs på plats, där man säkerställt att endast medlemmar är närvarande. De eventuella icke-medlemmar som närvarar erbjuds att bli medlemmar. (se vidare processen Medlemmar). I annat fall ombeds de lämna lokalen inför valet.

Därefter eller dessförinnan (se punkt 1) får medlemmarna föreslå namn på personer som kan väljas och valet genomförs. Valet protokollförs vilket innebär att personuppgifterna namn, fackligt uppdrag, vem som väljs samt underskrifter av ordförande, protokollförare och protokolljusterare behandlas. Protokollet ligger till grund för registrering i medlemsregistret där valet även kopplas till berörd avdelning och klubb. Protokollet styr även de uppgifter som ska lämnas till arbetsgivaren enligt förtroendemannalagen (se nästa punkt).

Genom att uppgifterna registreras i medlemsregistret kan de läsas av förbundet, andra avdelningar och klubben. Uppgifterna behöver finnas i registret av flera skäl. Det är viktigt för förbundet att ha en samlad bild över vilka som är förtroendevalda, till exempel för att kunna erbjuda relevanta fackliga kurser (se processen Studieverksamhet) och utbetala ersättning för förlorad arbetsinkomst samt för att kunna ta fram statistik. Vidare underlättas IF Metalls arbete om man enkelt kan nå sina förtroendevalda när olika arbetsuppgifter ska utföras. IF Metall har i de här fallen rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. Eftersom IF Metalls olika organisatoriska nivåer utgör ett gemensamt "organ" kan uppgifterna lämnas mellan de olika delarna. Rör frågan arbetsrättsliga aspekter finns även stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

3. Efterarbete

För att förtroendemannalagen ska vara tillämplig behöver klubben underrätta arbetsgivaren om att arbetstagaren har ett fackligt uppdrag. För att säkerställa detta behandlas personuppgifter som namn, det fackliga förtroende­uppdraget, klubb samt vid vilken tidpunkt personen utsågs. När IF Metall och arbetsgivare utbyter personuppgifter i detta fall finns en rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

Det är vanligt att namnet på den förtroendevalda anslås på arbetsplatsen för att de som arbetar där ska veta vem de kan vända sig till om de vill involvera sin klubb i en fråga. Rättslig grund för den behandlingen är berättigat intresse (både den förtroende­valda och andra medlemmar har nytta av behandlingen). Även denna behandling har stöd i arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

3. Genomförande av uppdrag

En arbetsgivare får enligt förtroendemannalagen inte hindra en facklig förtroendeman att fullgöra det fackliga uppdraget, utan ska i stället underlätta uppdraget genom att till exempel låta hen disponera en lokal eller annat utrymme. För att genomföra nödvändig administration kring detta kan person­uppgifter som namn, fackligt uppdrag och roll och kontaktuppgifter behöva behandlas i kontakter mellan IF Metall och arbetsgivaren.

Vidare har den förtroendevalda enligt förtroendemannalagen rätt till ledighet för att kunna genomföra sitt uppdrag. Ledighetens omfattning och förläggning bestäms efter överläggning med arbetsgivaren, vilket innebär att personuppgifter som namn, fackligt uppdrag. tidsperioder och andra frågor kopplade till omfattning och förläggning behöver behandlas i kontakter mellan IF Metall och arbetsgivaren.

Inom ramen för uppdraget kan den förtroendevalda engagera sig på torgmöten eller i andra publika sammanhang. I detta fall kan personuppgifter som namn, facklig roll och åsikter komma att behandlas. Laglig grund för behandlingen är berättigat intresse (det är en viktig del i det fackliga arbetet att berätta om verksamheten utifrån sitt uppdrag). För dessa fall finns rätt att behandla känsliga personuppgifter eftersom den förtroendevalda själv tydligt valt att offentliggöra sitt fackliga engagemang.

När avdelningen och arbetsgivare utbyter personuppgifter i ovannämnda fall finns en rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

Förtroendevalda har utöver detta många uppgifter som innebär personuppgifts­behandling. Dessa personuppgiftsbehandlingar beskrivs i andra processer som även beskriver hur medlemmars personuppgifter hanteras.

Utseende av avdelningsombud

På mindre arbetsplatser där det inte finns en klubb kan ett avdelningsombud utses. Detta görs på följande sätt:

1. Val

Avdelningsstyrelsen utser avdelningsombud, vilket ska ske i samråd med medlemmarna på arbetsplatsen. För att åstadkomma detta får medlemmarna föreslå namn på personer som kan utses. Beslutet protokollförs vilket innebär att personuppgifterna namn, fackligt uppdrag, vem som utses samt underskrifter av ordförande, protokollförare och protokolljusterare behandlas. Protokollet ligger till grund för registrering i medlemsregistret där det även kopplas till den avdelning hen ska företräda. Protokollet styr även de uppgifter som ska lämnas till arbetsgivaren enligt förtroendemannalagen (se nästa punkt).

Genom att uppgifterna registreras i medlemsregistret kan de läsas av förbundet och andra avdelningar. Uppgifterna behöver finnas i registret av flera skäl. Det är viktigt för förbundet att ha en samlad bild över vilka som är förtroendevalda, till exempel för att kunna erbjuda relevanta fackliga kurser (se processen Studieverksamhet). och utbetala ersättning för förlorad arbetsinkomst) samt för att kunna ta fram statistik. Vidare underlättas IF Metalls arbete om man enkelt kan nå sina förtroendevalda när olika arbetsuppgifter ska utföras. IF Metall har rätt att behandla känsliga person­uppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. Eftersom IF Metalls olika organisatoriska delar utgör ett organ kan uppgifterna lämnas mellan de olika delarna. Rör frågan arbetsrättsliga aspekter finns även stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

2. Efterarbete

För att förtroendemannalagen ska kunna tillämpas korrekt behöver avdelningen underrätta arbetsgivaren om att arbetstagaren har ett fackligt uppdrag.

För att säkerställa detta behandlas personuppgifter som namn, att hen utsetts till ett fackligt uppdrag (avdelningsombud), vilken avdelning som berörs samt vid vilken tidpunkt personen utsågs. När IF Metall och arbetsgivare utbyter personuppgifter i detta fall finns en rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

Det är vanligt att namnet på den förtroendevalda anslås på arbetsplatsen för att de som arbetar där ska veta vem de kan vända sig till om de vill involvera sin avdelning i en fråga. Rättslig grund för den behandlingen är berättigat intresse (både avdelningsombudet och andra medlemmar har nytta av behandlingen). Även denna behandling har stöd i arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

3. Genomförande av uppdrag

En arbetsgivare får enligt förtroendemannalagen inte hindra en facklig förtroendeman att fullgöra det fackliga uppdraget utan ska i stället underlätta uppdraget genom att till exempel låta hen disponera en lokal eller annat utrymme. För att genomföra nödvändig administration kring detta kan person­uppgifter som namn, fackligt uppdrag och roll och kontaktuppgifter behöva behandlas. När avdelningen och arbetsgivare utbyter personuppgifter i detta fall finns en rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.

Inom ramen för uppdraget kan avdelningsombudet engagera sig på torgmöten eller i andra publika sammanhang. I detta fall kan personuppgifter som namn, facklig roll och åsikter komma att behandlas. Laglig grund för behandlingen är berättigat intresse (det är en viktig del i det fackliga arbetet att berätta om verksamheten utifrån sitt uppdrag). För dessa fall finns rätt att behandla känsliga personuppgifter eftersom avdelningsombudet själv tydligt valt att offentliggöra sitt fackliga engagemang.

Avdelningsombud har utöver detta många uppgifter som innebär personuppgifts­behandling. Dessa personuppgiftsbehandlingar beskrivs i andra processer som även beskriver hur medlemmars personuppgifter hanteras.