Kongressen
Nedan beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter när IF Metall håller kongress.
Fakta om personuppgiftsansvar
Förbundet IF Metall består av förbundskontoret, regionala avdelningar samt, i förekommande fall, klubbar hos arbetsgivare, där varje enhet har personuppgiftsansvar. Vi beskriver hur vår gemensamma personuppgiftshantering går till i vårt inbördes arrangemang (pdf). I det beskrivs även vart du kan vända dig om du vill utöva dina rättigheter.
Den övergripande rättsliga grunden är avtal eftersom kongressen regleras i våra stadgar (stadgarna utgör ett avtal mellan förbundet och dess medlemmar). Dessutom har vi ett berättigat intresse där vi beaktat att behandlingen möjliggör att vi kan fatta beslut om förbundets mål och inriktning och upprätthålla IF Metalls demokratiska organisation.
IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. När det gäller de som har förtroendeuppdrag eller ställer upp för val har vi även rätt att behandla uppgifterna för att den som deltar på detta sätt själv har offentliggjort sitt fackliga medlemskap (även det med stöd av artikel 9.2 GDPR).
De övergripande ändamålen för IF Metall är att kunna genomföra en kongress för att uppfylla det som sägs i stadgarna och för att IF Metall ska kunna fatta grundläggande beslut om vår verksamhet i en demokratisk anda.
Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan.
1. Förberedelse
När en kongress förbereds behöver IF Metall ta fram ombudslistor samt skicka ut kallelser. För att göra detta behandlas personuppgifterna namn, roller (kongressombud) och kontaktuppgifter. Kongressombud har ett uppdrag som gäller i 3 år.
De som ska delta registrerar sig i ett anmälningsformulär. Under kongressen serveras mat. För att kunna lämna vidare information om allergier och andra kostpreferenser till restaurangen får deltagaren lämna ett samtycke i samband med att hen registrerar sig.
Ombuden behöver även skicka in foton tillsammans med anmälningsformuläret, som används för följande ändamål:
- Presentera ombud under kongressen.
- I valberedningens folder finns foton på den som nominerats.
- I kongressunderlaget för att personer lättare ska kunna hitta varandra, till exempel att hitta en person som företräder en eller få förtydliganden för lagda förslag till beslut.
För de som är ledamöter i förbundsstyrelsen behöver inte foton bifogas, i stället används befintliga foton.
Efter registreringen förs personuppgifterna över till ett system som hjälper oss att administrera mötet.
När det uppstår kostnader för konferensen behöver vi bokföra dem. Detta innebär även att vi hanterar personuppgifter för bokföringsändamål enligt de krav som finns i bokföringslagen.
2. Genomförande
Under kongressen behandlas personuppgifter för att kunna
- föra ombudslistor (vilka som deltar),
- föra och upprätta beslutshandlingar och beslutsprotokoll samt
- administrera och hantera röstlängd.
De uppgifter som behandlas för detta ändamål är namn, kontaktuppgifter och avdelningstillhörighet. När protokoll justeras behandlas även personuppgifter i form av signaturer för den som för och justerar protokollet.
Under kongressen kan det även tas fotografier som vi använder för att berätta om kongressen på vår webb och i våra kanaler på sociala medier. I denna del har vi ett journalistiskt ändamål, eftersom det är viktigt för oss att sprida information om det fackliga arbetet. Vårt arbete med sociala medier beskrivs i processen Sociala medier. Vill du veta mer om vilka datakakor vi behandlar på vår webb finns information här.
3. Webbsändning
Kongressen webbsänds för att medlemmar ska kunna följa den. I denna del har vi journalistiska ändamål eftersom vi vill sprida kunskap om hur viktiga frågor och val hanteras.
Det är primärt podiet/scenen/talarstolen som filmas. Det är därför som huvudregel endast de som vistas på scenen/podiet som syns i webbsändningen men i undantagsfall kan andra fångas av kamerorna. De huvudsakliga personuppgifterna som behandlas är bild- och ljudupptagningar. Behandlingen grundar sig på en intresseavvägning och vårt berättigade intresse av att behandla uppgifterna för att marknadsföra IF Metalls verksamhet, sprida förbundets budskap och inriktning samt intyga vår demokratiska organisation.
I efterhand kan filmerna användas för att protokoll ska bli korrekta (anteckningar stäms av med filmerna).
Avdelningarna använder också webbsändningen i utbildningssyfte för valda ombud till nästa kongress, i samband med avdelningarnas utbildning/träning för ombuden att gå upp i en talarstol och argumentera för en motion.
4. Val
På kongressen genomförs olika typer av förtroendeuppdragsval. För att administrera och hantera nomineringar till förtroendeuppdrag är det nödvändigt att behandla personuppgifter. De huvudsakliga kategorierna som behandlas är namn, kontaktuppgifter och personnummer (personnummer används endast internt och sprids inte).
Som framgår av punkt 2 ovan protokollförs fattade beslut. Detta innebär att personuppgifter även tas in i protokollen.
Efter att valen har genomförts registreras uppgifterna om detta i vårt medlemssystem. Där sparas uppgifter om kongressombud (som väljs på avdelningarnas representantskapsmöten inför kommande kongress) samt vem som fått uppdrag i förbundsstyrelsen eller som revisorer, ledamot i valberedning samt ersättare för dessa. Alla har en mandatperiod på tre år.