Rekrytering utifrån kravprofil

Nedan beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter när förbundskontoret på IF Metall genomför rekryteringar eller stödjer avdelningar i rekrytering. Syftet med personuppgiftsbehandlingen är att genomföra en korrekt rekrytering och få fram en bra kandidat att anställa.

I processen finns flera rättsliga grunder:

• Den övergripande rättsliga grunden för processen är avtal (förhandlingar om att ingå anställningsavtal med en framtida anställd).
• En annan rättslig grund är rättslig förpliktelse, diskrimineringslagen. Denna har betydelse både när kravprofil tas fram, när urval och beslut fattas och i principerna för bevarande. Enligt lagstiftningen behöver underlag från rekryteringar (CV och underlag från sökanden) sparas i två år, eftersom talan kan väckas inom denna frist.
• I de inledande stegen är den lagliga grunden berättigat intresse. Intresseavvägningen beskrivs i respektive steg. IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter för arbetsrättsliga ändamål.

Rekryteringsprocessen består av nio steg som beskrivs nedan. Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i varje steg.

1. Beslut

Innan en rekrytering påbörjas behöver beslut fattas av förbundsstyrelseberedningen och i vissa fall även förbundsstyrelsen (det sistnämnda gäller rekryteringar utanför bemanningsplanen samt för vissa tjänster som personalchef, ekonomichef och utredningschef på förbundskontoret och lokal samordnare i avdelning). I beredningen inför beslutet tas ett underlag fram rörande nuvarande personalsammansättning baserad på ålder och kön i berörd verksamhet för att få en rättvis representation.

Den lagliga grunden för behandlingen i detta steg är berättigat intresse (i intresseavvägningen har beaktats att IF Metall har ett behov av att fatta rekryteringsbeslut utifrån ett bra underlag samt att både den som rekryteras och de nu anställda tjänar på arbetet med en rättvis representation).

2. Kravprofil

I nästa steg tas en kravprofil fram för att förstå vilka behov som rekryteringen ska möta utifrån den berörda verksamhetens behov.

I detta steg identifieras om det finns intresserade eller intressanta personer som motsvarar kraven. I arbetet med att ta fram profilen behandlas namn och kontaktuppgifter till medarbetare och chefer som arbetar med profilen. Om rekryteringen ska skötas externt lämnas uppgifterna vidare till den leverantör IF Metall samarbetar med.

Den lagliga grunden för behandlingen i detta steg är berättigat intresse (i intresseavvägningen har beaktats att IF Metall har ett behov av att grunda sin rekrytering på en bra kravprofil, att både den som rekryteras och de nu anställda tjänar på arbetet med kravprofilen samt att de som berörs av personuppgiftsbehandlingen gör det inom ramen för en arbetsuppgift).

Om tjänsten har betydelse för dataskyddsarbetet kan dataskyddsombudet involveras från och med detta steg (laglig grund för detta är rättslig förpliktelse, dataskyddsförordningen).

Kravprofiler gallras när de inte längre behövs för verksamheten (däremot bevaras annonsen, se vidare nästa steg).

3. Annons

Baserat på kravprofilen tas en annons fram. I annonsen finns namn och telefonnummer till kontaktpersoner och fackliga företrädare. Annonsen publiceras på intranätet och webben, vilket innebär att datakakor kan tillkomma för de som läser annonsen (IF Metall har inte möjlighet att identifiera en person genom datakakorna, se vidare den processen). Dessutom skickas den till Platsbanken, annonsörer och branschtidningar för vidare spridning.

Den lagliga grunden för behandlingen i detta steg är berättigat intresse (i intresse­avvägningen har beaktats att IF Metall har ett behov av att annonsera för att få kandidater, att både IF Metall och arbetssökande tjänar på annonsen, samt att annonsering är kutym i sådana här fall).

4. Ansökan

Ansökningar skickas in av dem som är intresserade av tjänsten. Personuppgifterna namn, födelsedatum (det finns inte behov av hela personnumret i denna fas), telefonnummer, e-postadress måste ingå för identifiering och för att kunna kontakta kandidater. Vissa anger redan här även hemadress (behövs inte i denna fas, utan först om det blir aktuellt med en anställning).

I ansökningar finns även ett CV vilket innebär att personuppgifter kopplade till tidigare erfarenheter, arbetsplatser och utbildningar anges. Vidare kan betyg och intyg inges kopplade till CV:et, vilka ofta innehåller namn samt bedömningar gjorda av dem som utfärdat handlingarna. Ansökningshandlingar gällande den sökande som har anställts bevaras medan CV och underlag från sökanden sparas under den tid diskrimineringslagen så kräver (se det inledande avsnittet).

IF Metall har inte behov av att få in uppgifter som inte kan kopplas till kravprofilen eftersom dessa inte kan påverka bedömningen. Den som söker en tjänst bör undvika att lämna onödiga uppgifter eller uppgifter som kan vara relevanta i ett senare skede. Detta gäller både CV och eventuellt personliga brev.

När ansökningarna kommit in påbörjas urvalsarbetet för att hitta kandidater att gå vidare med. Ibland kopplas även ett företag in för att bistå i processen att göra urval. I vissa fall kan IF Metall även be ett sådant företag att hitta ytterligare kandidater (i sådant fall uppstår ett gemensamt personuppgiftsansvar, som vi då lämnar kompletterande information om).

Ansökningarna bedöms enligt kravprofilen och sorteras i kategorierna röd (ej relevant att gå vidare med), gul (finns eventuellt potential) och grön (uppfyller kravprofilen helt). Utifrån sorteringen bestäms vilka av de sökande som ska kallas till intervjuer.

5. Intervju

När en person kallas till intervju bokas en tid in. Personuppgifter som namn, mejladress, telefonnummer, tid, plats och sökt tjänst behandlas.

Under intervjun ställs frågor kopplade till den sökta tjänsten och kravprofilen. Anteckningar görs om namn, tjänst och vad kandidaten svarat på frågorna. Anteckningarna används som underlag vid beslutet. Ett annat ändamål är att bevara dem under en period för att följa diskrimineringslagens krav (se ovan i det inledande avsnittet).

6. Test i vissa fall

Även om CV och intervjuprotokoll är de viktigaste underlagen vid beslut om anställning kompletteras underlagen i vissa fall med test (framgår i så fall av annonsen). Testerna används för att få bekräftelse på det som de andra underlagen visar.

Testerna, som består av ett personlighetstest och ett problemlösningstest, utförs av en leverantör som lämnar en återkoppling om resultatet och bedömd matchning. Kandidaterna får själva tillgång till resultaten och en muntlig återkoppling av dem. Genom detta får de också möjlighet att reagera och ge respons, vilket vägs in.

De personuppgifter som behandlas är namn, mejladress, kandidatens självskattning av egenskaper som behövs enligt kravprofilen för tjänsten samt den matchning som testverktyget har gjort.

Den lagliga grunden för behandlingen i detta steg är, förutom avtal, även berättigat intresse (i intresseavvägningen har beaktats att IF Metall behöver fördjupa utredningen för att göra en rättvis bedömning, att testerna inte är utslagsgivande samt att en rättvis bedömning även gynnar de berörda kandidaterna).

7. Bakgrundskontroll i enstaka fall

IF Metall använder bakgrundskontroller endast om enhetschefer eller medarbetare som har tillgång till känslig information eller stora informationsmängder ska rekryteras. Om bakgrundskontroll kan aktualiseras för tjänsten anges det i annonsen.

IF Metall anlitar ett företag som har tillstånd att behandla personuppgifter om lagöverträdelser (se faktarutan om fördelningen av personuppgiftsansvar).